ระบบเอกสาร งานซ่อมบำรุง ทำไมจึงสำคัญ?

นอกจากคุณภาพในการซ่อม, ทักษะของทีมช่าง, เครื่องมือที่เพียบพร้อมแล้ว “ระบบเอกสารงานซ่อมบำรุง” ถือเป็นอีกส่วนสำคัญที่จะขาดไปไม่ได้เลย หากต้องการการซ่อมบำรุงที่ดีเพื่อนำไปสู่ “การบำรุงรักษาเชิงรุก (Proactive Maintenance)” เนื่องจากระบบเอกสารนี้จะเป็นตัวบอกว่า ทีมช่างมีแผนงานต้องทำอะไร และสิ่งที่ทำไปแล้วส่งผลอะไรบ้าง ทำให้สามารถประเมินประสิทธิภาพในการซ่อมบำรุงได้ ด้วยเหตุนี้เอกสารสำหรับงานซ่อมบำรุงจึงเป็นสิ่งสำคัญ วันนี้เรามีเอกสารตัวอย่างมาให้เพื่อนๆ ได้ดูกันครับ

เอกสารสำหรับระบบงานซ่อมบำรุง มีอะไรบ้าง?

สำหรับระบบเอกสารงานซ่อมบำรุงนั้น อาจจะมีชื่อและรูปแบบที่แตกต่างกันออกไป ขึ้นอยู่กับแต่ละบริษัทจะเรียก แต่โดยหลักแล้วจะต้องประกอบด้วยเอกสารพื้นฐานต่อไปนี้

1.ทะเบียนเครื่องจักร

“ทะเบียนเครื่องจักร” ถือเป็นเอกสารแรกๆที่ต้องถูกจัดทำขึ้น ซึ่งจะทำหน้าที่บ่งบอกว่า ภายในบริษัทมีเครื่องจักรกี่ประเภท จำนวนกี่เครื่อง แต่ละเครื่องมีรหัสอะไร และถูกติดตั้งในพื้นที่ทำงานโซนไหนบ้าง รวมไปถึงสามารถแบ่งระดับความสำคัญของเครื่องจักร (Rank)ได้เช่นกัน ทำให้สามารถเห็นภาพรวมของเครื่องจักรต้องที่รับผิดชอบ โดยหน่วยงานซ่อมบำรุงได้ ซึ่งสามารถดูตัวอย่างเอกสารทะเบียนเครื่องจักรได้จากด้านล่างนี้

2.ประวัติเครื่องจักร

“ประวัติเครื่องจักร” เป็นเอกสารอีกตัวที่มีความสำคัญมาก ซึ่งจำเป็นต้องมีอัพเดทข้อมูลให้เป็นปัจจุบันอยู่ตลอดเวลา เนื่องจากเอกสารตัวนี้จะบอกให้ทราบถึง สภาพการทำงานของเครื่องจักร ทำให้หน่วยงานซ่อมบำรุงสามารถคาดการณ์ และวางแผนการซ่อมบำรุงให้เหมาะสมกับเครื่องจักรนั้นๆ ได้ โดยประวัติเครื่องจักรจะแบ่งออกเป็น 2 หัวข้อหลัก ดังต่อไปนี้

2.1. ข้อมูลเครื่องจักร

“ข้อมูลเครื่องจักร” เป็นส่วนที่บ่งบอกรายละเอียดเกี่ยวกับเครื่องจักรนั้นๆ เช่น รุ่น/ยี่ห้ออะไร, แรงม้า, ระบบไฟที่ใช้งาน, อุปกรณ์อื่นๆที่ใช้ประกอบ วันที่ลงทะเบียนในรายการเครื่องจักรครั้งแรก ไปจนถึงรายชื่อของ Supplier ที่จัดจำหน่าย/ดูแลเครื่องจักร หรือราคาตอนจัดซื้อครั้งแรก

2.2 ประวัติการทำงานเครื่องจักร

“ประวัติการทำงานเครื่องจักร” เป็นส่วนที่บ่งบอกรายละเอียดเกี่ยวกับการใช้งานเครื่องจักรนั้นๆ เช่น วันที่นำเครื่องจักรไปติดตั้ง, วันที่ทำการตรวจเช็คและปัญหาที่พบ ,วันที่ทำการซ่อมบำรุง, ไปจนถึงวันที่ทำการยกเลิกการใช้งานเครื่องจักรตัวนั้น เพื่อนำไปส่งซ่อม,จำหน่าย

3.แผนงานซ่อมบำรุงเครื่องจักร

“แผนงานซ่อมบำรุงเครื่องจักร” เป็นปฏิทินการทำงานที่จะบอกว่า จะมีงานซ่อมบำรุงอะไรบ้างกับเครื่องจักรนั้นๆ ในช่วงเวลาหนึ่ง โดยแผนการซ่อมบำรุงนี้เกิดขึ้นจากการรวบรวมข้อมูลการทำงานโดยทีมช่างที่เข้าไปตรวจสอบ หรือปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้น ซึ่งแจ้งโดยพนักงานหน้างาน ทำให้ทีมงานซ่อมบำรุงสามารถวางแผนและจัดเตรียมอะไหล่สำหรับงานซ่อมบำรุงได้อย่างเหมาะสม

4.รายงานการตรวจเช็ค/รายงานซ่อมบำรุงเครื่องจักร

“รายงานการตรวจเช็ค” หรือ “รายงานการซ่อมบำรุง” เป็นเอกสารสำคัญอีกชนิดหนึ่งที่จะขาดไปไม่ได้ เนื่องจากเป็นตัวบอกว่า มีความเคลื่อนไหวใดบ้างเกิดขึ้นกับเครื่องจักรภายใต้การดูแลของหน่วยงาน โดยจะขอกล่าวแยกกัน ดังนี้

4.1.รายงานการตรวจเช็ค

“รายงานการตรวจเช็ค” หรือบางครั้งจะถูกเรียกกว่า “Checklist” เป็นเอกสารสำหรับการตรวจเช็คและรายงานปัญหาที่เกิดขึ้น โดยทีมช่างและพนักงานหน้างาน โดย Checklist นี้มีหลักสำคัญคือ “การตรวจตามกำหนดเวลาด้วยเครื่องมือตามที่กำหนด และรายงานทุกๆปัญหาที่เกิดขึ้นให้ครบถ้วน รวมไปถึงสาเหตุการเกิดถ้าเป็นไปได้” เพื่อให้ทราบถึงปัญหาที่เกิดขึ้น หากใช้เครื่องมือผิดประเภทในการตรวจเช็คอาจจะทำให้ไม่สามารถตรวจพบปัญหาที่เกิดขึ้น และอาจจะนำไปสู่สาเหตุที่ทำให้เครื่องชำรุดจนสายเกินแก้

4.2 รายงานการซ่อมบำรุงเครื่องจักร

“รายงานการซ่อมบำรุงเครื่องจักร” เป็นเอกสารที่เกิดขึ้น หลังจากทราบถึงปัญหาและได้มีการจัดเตรียมเครื่องมือ/ทีมงานเข้าแก้ไขแล้ว ซึ่งเอกสารตัวนี้จะถูกนำส่งไปยังหัวหน้าทีมช่าง เพื่อใช้จัดทำเป็นข้อมูล “ประวัติเครื่องจักร” ต่อๆไป

ทั้งนี้ “รายงานการตรวจเช็ค” หรือ “รายงานการซ่อมบำรุง” สามารถจัดทำแยกกัน หรือนำมารวมกันก็ได้ แล้วแต่ความเหมาะสมของหน้างาน และในบางโรงงาน/บริษัทจะมีการนำ “รายงานการตรวจเช็ค” นี้ไปใช้งานในการเบิกอะไหล่เครื่องจักรจากหน่วยงานคลังวัสดุ เพื่อเป็นการควบคุมรายจ่ายอีกด้วย

5.คู่มือสอนงาน

“คู่มือสอนงาน” ในบางบริษัทจะถูกเรียกว่า “Work Instruction (WI)” เป็นเอกสารอีกตัวที่ควรมี ใช้สำหรับการสอนพนักงานที่เข้ามาใหม่ หรือเพื่ออบรมทบทวนความรู้ให้แก่พนักงาน โดย WI นี้จะบอกถึงวิธีการปฏิบัติงาน ข้อควรกระทำ ข้อห้ามต่างๆ ไปจนถึงการแก้ปัญหาแต่ละอย่างที่เกิดขึ้นกับเครื่องจักรนั้นๆ โดยมีจุดประสงค์เพื่อให้พนักงานที่ยังขาดความเข้าใจในกระบวนการทำงานสามารถเรียนรู้ได้เร็วที่สุด อีกทั้งยังช่วยลดการขาดตกบกพร่องในกระบวนการทำงานอีกด้วย

6.รายงานประสิทธิภาพการซ่อมบำรุง

“รายงานประสิทธิภาพการซ่อมบำรุง” เป็นเอกสารสุดท้ายที่จะต้องจัดทำหลังจากการซ่อมบำรุงและลงบันทึกต่างๆแล้ว โดยมีจุดประสงค์เพื่อค้นหาประเภทของการชำรุด เพื่อนำไปวางแผนการซ่อมบำรุงเครื่องจักรครั้งต่อไป โดยส่วนตัวเพื่อนๆ อาจจะมีคำถามว่า “ข้อมูลการชำรุดก็มีลงใน ‘ประวัติเครื่องจักร’ แล้ว ทำไมต้องนำมาลงใน ‘รายงานประสิทธิภาพการซ่อมบำรุง’ อีก?”กล่าวคือ ‘ประวัติเครื่องจักร’ นั้นจัดทำขึ้นเพื่อรวบรวมปัญหาทั้งหมดที่เกิดขึ้นกับเครื่องจักร แต่ ‘รายงานประสิทธิภาพการซ่อมบำรุง’ เน้นเพื่อค้นหา 2 สิ่งเป็นสำคัญ นั่นคือค่า “ระยะเวลาเฉลี่ยก่อนเครื่องจักรชำรุด (Mean time before failure – MTBF)” และค่า “ระยะเวลาเฉลี่ยในการซ่อม (Mean time to repair (MTTR)” ที่เกิดขึ้นกับปัญหาเฉพาะแบบ

ยกตัวอย่างเช่น ทางโรงงานพบว่า Gear box ตัวหนึ่งพบปัญหาชุด Seal ชำรุด ทำให้น้ำมันรั่ว ‘ประวัติเครื่องจักร’ จะลงบันทึกเพียงว่า “Gear box No. ?? พบปัญหา Seal Output ชำรุด สาเหตุจาก ??” แต่ ‘รายงานประสิทธิภาพการซ่อมบำรุง’ จะถูกนำมาคำนวณว่า Gear box หยุดทำงานบ่อยขนาดไหน เกิดมาจากปัญหาที่ซ้ำเดิมหรือไม่ และใช้เวลาเท่าไหร่ในการแก้ไข ซึ่งค่าเหล่านี้จะถูกนำไปคิดรวมกับระยะเวลาการผลิต/ผลผลิตที่เสียไป เพื่อคำนวณความคุมค่าที่เกิดขึ้น

จบไปแล้วนะครับสำหรับบทความ ระบบเอกสารงานซ่อมบำรุง ทำไมจึงสำคัญ จะเห็นได้ว่า เอกสารขั้นต้นเหล่านี้ล้วนแต่มีผลกับประสิทธิภาพการซ่อมบำรุงทั้งนั้น ซึ่งเป็นจุดเริ่มต้นของการพัฒนาไปสู่ การบำรุงรักษาเชิงรุก (Proactive Maintenance) เพราะไม่เพียงแค่ทำให้รู้ว่า ปัญหาเกิดขึ้นจากตรงจุดไหน และต้องทำอะไรเมื่อไหร่ แต่ยังรวมไปถึงประสิทธิภาพที่เกิดขึ้นอีกด้วย ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะถูกยกขึ้นเป็นมาตรฐานในการทำงานของหน่วยงานซ่อมบำรุง และเป็นหนึ่งในใน “ตัวชี้วัดประสิทธิภาพการทำงาน (Key Performance Indicator – KPI)” ของทีมช่างและวิศวกรอีกด้วย